Kyocera asesora a un estudio de abogados sobre el manejo de su flujo de trabajo diario

EL PROBLEMA

Un estudio de abogados confiaba en los equipos multifuncionales para escanear y enviar archivos a carpetas sin un protocolo de gestión de documentos consistente. Esto causaba la pérdida o la ubicación incorrecta de archivos con frecuencia.

LA SOLUCIÓN

Se implementó un sistema de flujo de trabajo de documentos usando DMS Link y PinPoint Scan. Las aplicaciones de KYOCERA conectarían los equipos multifuncionales al sistema de gestión de documentos actual, lo cual dinamizaría el almacenamiento y el archivo.

ANTECEDENTES

DMS Link conectaría los equipos multifuncionales KYOCERA al sistema de gestión de documentos actual de la firma. Esto facilitaría una jerarquía de carpetas y una convención de nomenclatura para simplificar el almacenamiento y el archivo.

PinPoint Scan permitiría a los empleados escanear documentos a sus PC o Mac con un PIN seguro de forma directa desde su equipo multifuncional KYOCERA conectado a la red, lo que les permitiría un acceso seguro a las carpetas y una recuperación fácil de documentos en su escritorio.

El distribuidor de KYOCERA configuró el DMS Link para que ofrezca dos redes de carpetas y para que solicite al usuario los nombres del cliente y del documento. También agregó un teclado para usar en el equipo multifuncional y acelerar el ingreso de datos. Se configuró PinPoint Scan para brindar un acceso con PIN para administrar carpetas específicas en sus PC o Mac.

Los empleados de la empresa descubrieron enseguida que el nuevo sistema era fácil de usar. Enviaban documentos nuevos y papelerío archivado a las carpetas correspondientes con un protocolo de nombres consistente.

Entonces, los archivos se podían recuperar con mayor eficiencia, y gracias a PinPoint Scan, la administración tenía acceso seguro a sus archivos específicos.

KYOCERA ve a su empresa en forma diferente

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El abordaje de Total Document Solutions de KYOCERA implica identificar las necesidades específicas de cada cliente, y luego diseñar una solución personalizada: una combinación única de hardware, software y servicios que ayude a que su negocio aumente la productividad.

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