Un bufete de abogados que depende totalmente de sus documentos escaneados se despide del proceso de múltiples pasos

EL PROBLEMA

Un estudio de abogados que depende totalmente de los documentos escaneados estaba perdiendo tiempo y dinero en un difícil proceso de múltiples pasos.

LA SOLUCIÓN

Equipos multifuncionales TASKalfa con DMS Link, una aplicación de KYOCERA que conecta los equipos multifuncionales a un sistema de gestión de documentos existente. El distribuidor dinamizó el flujo de trabajo mediante la eliminación de la necesidad de reingresar los nombres de los archivos para cada escaneo*.

ANTECEDENTES

En un estudio de abogados de gran movimiento, una gran cantidad de tiempo y mano de obra se invertía en el escaneo del papelerío que era esencial para sus casos. Cada vez que se escaneaba una hoja (incluso cuando se hiciera en lotes) el usuario debía ingresar el nombre del documento, asignarle un número de caso y elegir dónde almacenarlo.

Durante la búsqueda de ofertas para dinamizar el proceso, un proveedor sugirió una solución que incluía “lujos” extras que el cliente no quería ni podía costear. El distribuidor KYOCERA, sin embargo, dio una solución que se ajustaba exactamente a la necesidad del cliente y a su presupuesto.

El estudio mejoró su sistema con nueve equipos multifuncionales 4500i monocromáticos de KYOCERA con la aplicación DMS Link 4.0. También incluía la tecnología de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para convertir automáticamente documentos escaneados en textos editables. Ahora, los lotes de papelerío se pueden escanear rápidamente, están fácilmente disponibles para hacer búsquedas y son de acceso inmediato. El sistema ha demostrado que es posible ahorrar tiempo y energía.

KYOCERA ve a su empresa en forma diferente

Vemos su información, sus documentos. Evaluamos los procesos que utiliza para llevar adelante su negocio, día a día y minuto a minuto, y hallamos formas de hacerlos más eficientes, más rentables y más seguros.

El abordaje de Total Document Solutions de KYOCERA implica identificar las necesidades específicas de cada cliente, y luego diseñar una solución personalizada: una combinación única de hardware, software y servicios que ayude a que su negocio aumente la productividad.

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